PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH PADA SMK TAMAN SISWA 3 JAKARTTA BERBASIS WEB

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH PADA SMK TAMAN SISWA 3 JAKARTTA BERBASIS WEB

Feny Damayanti, Rame Santoso

Program Studi Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Nusa Mandiri, Jl. Kramat Raya No. 18 Jakarta Pusat 10450, Indonesia

Email: fennydamayanti4@gmail.com, rame.rms@bsi.ac.id

Abstrak

Perpustakaan merupakan unit penunjang pendidikan yang harus memberikan informasi dan pengetahuan kepada peserta didik sebab didalam perpustakaan itulah mereka bisa menemukan banyak pengetahuan dan informasi, sehingga peserta didik memiliki wawasan luas. Sistem perpustakaan di SMK Taman Siswa 3 Jakarta ini masih menggunakan cara konvensional atau manual dalam kegiatan sehari-hari sehingga sering terjadi kesalahan dalam memasukan data, keterlambatan dalam proses pencarian data yang diperlukan serta penumpukan arsip yang tidak teratur. Dengan berdasarkan permasalahan yang ada tersebut maka dibuatlah suatu perangkat lunak yang bisa memberi solusi untuk membantu petugas perpustakaan dalam mengelola data-data perpustakaan di SMK Taman Siswa 3 Jakarta serta dapat mempercepat transaksi peminjaman dan pengembalian buku oleh siswa.

Abstract

The library is an educational support unit should provide information and knowledge to students in the library that's because they can find a lot of knowledge and information, so that the learners have insight. The library system in SMK Taman Siswa 3 Jakarta is still using conventional means or manual in daily activities so that frequent errors in entering data, delay in the search process the necessary data as well as the buildup of archives that are not regular. On the basis of the existing problems are then made a software that can provide solutions to help library staff to manage the data library in SMK Taman Siswa 3 Jakarta and can accelerate transactions borrowing and returning books by students.

Keywords: Designing Information Systems, Library School, SMK Taman Siswa 3 Jakarta.

1.        Pendahuluan 

Perpustakaan adalah unit penunjang pendidikan yang harus memberikan informasi dan pengetahuan kepada peserta didik sebab didalam perpustakaan itulah mereka bisa menemukan banyak pengetahuan dan informasi yang mungkin tidak didapat pada saat jam mengajar guru, sehingga para peserta didik memiliki wawasan yang luas.

Perpustakaan sekolah merupakan fasilitas yang sangat dibutuhkan dalam rangka membentuk insan Indonesia yang cerdas. Bahkan perpustakaan merupakan pusat sumber belajar yang utama. Melalui perpustakaan peserta didik dan guru memperoleh kesempatan untuk memperluas dan memperdalam pengetahuan yang dimiliki dengan membaca. Namun sampai saat ini perpustakaan belum mendapatkan perhatian sebagaimana mestinya agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik. Hal ini terjadi karena belum adanya sistem pengaturan perpustakaan yang baik. Sistem informasi yang diberlakukan masih bersifat konvensional atau seadanya saja. Bahkan pemerintah pun belum memberikan perhatian yang memadai bagi terselenggaranya sistem informasi perpustakaan yang layak disekolah.

SMK Taman Siswa 3 adalah salah satu sekolah Menengah Kejuruan Swasta di Jakarta yang memiliki beberapa sub bagian untuk menunjang kegiatan disekolah tersebut, salah satunya Perpustakaan Sekolah. Dimana pada perpustakaan tersebut tersimpan ratusan buku yang terdiri dari berbagai judul buku, penerbit dan pengarang dengan jumlah peminjam yang juga tidak kalah banyak. Sistem perpustakaan yang saat ini sedang berjalan menggunakan sistem manual hanya dengan mencatat dibuku besar seperti data-data nama buku, data peminjam dan juga pembuatan laporan peminjaman dan pengembalian buku serta terjadinya penumpukan arsip laporan peminjaman dan pengembalian buku yang sangat banyak dan tidak teratur.

Menurut Minarni dan Saputra (2011:103)

Perpustakaan yang beroperasi pada Politeknik Kesehatan Padang masih menggunakan cara manual dimana dengan jumlah buku yang berjumlah sangat banyak cukup rumit bagi petugas pustaka dalam mengelola data buku karena sistem yang digunakan belum sama sekali menggunakan sistem komputerisasi yang berbasis database, tetapi hanya dengan mencatat pada lembaran kertas setiap data yang masuk. Data-data buku, dosen, mahasiswa dan pengunjung yang terdaftar sebagi anggota pustaka serta transaksi peminjam dan pengembalian yang diproses dengan menggunakan komputer akan sangat membantu petugas pustaka dalam mengelola data.

                Untuk mempermudah sekolah dan petugas perpustakaan mengelola semua data yang ada diperpustakaan tersebut secara lengkap dan efisien, maka penulis akan membuatkan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web yang mudah digunakan dan dipahami oleh pihak sekolah dan siswa khususnya dalam pencarian dan peminjaman buku.

2.      Maksud dan Tujuan

Maksud dari penulisan skripsi ini adalah:

a.     Menjadikan sistem informasi perpustakaan yang lebih dinamis dan bermanfaat dalam mencari informasi yang terkait maupun data yang dibutuhkan.

b.     Memudahkan siswa dan siswi dalam pencarian buku atau peminjaman buku dan  tentang ketersediaan koleksi-koleksi buku apa saja yang ada diperpustakaan SMK Taman Siswa 3 Jakarta.

c.     Memudahkan petugas perpustakaan dalam melayani peminjaman dan pengembalian buku serta pembuatan laporan.

                Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah sebagai salah satu syarat kelulusan program Strata Satu (S1) untuk program studi Sistem Informasi pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Nusa Mandiri Jakarta.

2.1. Metode Penelitian

2.1.1        Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data adalah serangkaian kegiatan atau cara untuk mendapatkan informasi data atau informasi dari objek yang diteliti. Disini penulis menggunakan beberapa metode pengumpulan data diantaranya:

A.                Observasi

Penulis melakukan pengamatan secara langsung di SMK Taman Siswa 3 Jakarta terhadap kegiatan-kegiatan yang berlangsung khususnya pada bagian perpustakaan.

B.                 Wawancara

Melaukan tanya jawab atau wawancara terhadap pihak-pihak yang terkait seperti Bapak Wartono sebagai Kepala Sekolah SMK Taman Siswa 3 Jakarta dan Ibu Cecillia sebagai Kepala Perpustakaan untuk mendapatkan dan melengkapi informasi atau data yang dibutuhkan.

C.                Studi Pustaka

Penulis mendapatkan data dengan membaca buku-buku, jurnal, informasi dimedia internet dan referensi yang berhubungan dengan studi literature berkaitan dengan perancangan program.

2.1.2        Model Pengembangan Sistem

1.      Analisa Kebutuhan Sistem

Pada tahap analisa ini dilakukan untuk mengumpulkan data dan informasi apa saja yang dibutuhkan dalam penelitian berdasarkan permasalahan yang dibahas.

2.      Desain

Memahami rancangan kerja sesuai dengan data yang ada dan mengimplementasikan model yang diinginkan oleh pengguna. Dalam tahap ini penulis menggunakan UML (Unified Modelling Languange) dan ERD (Entity Relationship Diagram) untuk merancang desain user, modul-modul pada web dan membuat rancangan input dan output pada sistem perpustakaan.

3.      Code Generation

Pada tahap ini bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP, Program yang dibuat dengan bahasa pemrograman terstruktur.

4.      Testing

Tahap ini dilakukan pengujian program yang sudah dibuat. Pengujian dilakukan dengan pengujian black-box, yaitu untuk menemukan kesalahan (error) serta memastikan output yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan pemakai.

5.      Support

Pada tahapan ini bagaimana upaya-upaya penulis untuk pengembangan terhadap sistem informasi perpustakaan yang sedang dibuat seperti membangun perangkat lunak untuk mendukung sistem dengan menggunakan Macromedia Dreamweaver CS8, PHP dan MySQL.

3.      Ruang Lingkup

Untuk memperoleh kejelasan masalah yang akan diteliti di SMK Taman Siswa 3 Jakarta maka penulis membatasi masalah menjadi dua kelompok yaitu terdiri dari (Admin dan Peminjam). Halaman Admin dapat mengelola seluruh data buku, data anggota, data transaksi dan laporan. Sedangkan halaman Peminjam dapat melakukan peminjaman buku, melihat katalog buku yang dicari, dan dapat mengisi form permintaan perpanjangan buku.

4.      Konsep Dasar Pemrograman

Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut oetomo (2006:11) mengemukakan bahwa “Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses danb menyimpan serta mendistribusikan informasi”. Dengan kata lain, sistem informasi merupakan kesatuan elemen-elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembutan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya perusahaan.

Dengan demikian yang dimaksud dengan Sistem Informasi Perpustakaan adalah proses komputerisasi untuk mengelola data suatu perusahaan. Mulai dari katalogisasi koleksi, pengelolahan data anggota, sampai proses peminjaman dan pengembalian koleksi beserta aturan-aturannya seperti lamanya peminjaman dan penghitungan denda keterlambatan.

5.      Perpustakaan

Menurut Sutarno (2008:7) mengemukakan bahwa “perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung atau bagunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan untuk membaca”.

6.      Tinjauan Perusahaan

                SMK TamanSiswa 3 Jakarta atau Taman Karya Madya Ekonomi (TKME) Jl. Matraman Dalam II, Matraman, Jakarta-Pusat 10320 Telp. (021) 82606804. Sekolah berada pada jalur lalu lintas yang strategis serta mudah dijangkau. SMK TamanSiswa 3 ini berdiri sejak tanggal 7 Agustus 1987 yang didirikan oleh Ki H. M. Ali Syarifuddin, Sekolah masing-masing kelas dibagi menjadi 4 kelas, yaitu kelas X 4 kelas, kelas XI 4 kelas, dan kelas XII 4 kelas yang dibagi menjadi 2 jurusan yaitu Administrasi Perkantoran dan Akuntansi.  Sarana penunjang pembelajaran sudah dilengkapi Laboratorium Mini Office, Laboratorium Mengetik, Laboratorium Bahasa, Perpustakaan, Laboratorium Komputer dan Sarana Ibadah.

6.1  Proses Bisnis Berjalan

7.      Hasil dan Pembahasan

A.    Tahap Analisis

. Sistem Peminjaman Buku Perpustakaan calon peminjam yang berbasis web ini dibuat untuk membantu proses Peminjaman buku perpustakaan pada sekolahan SMK TamanSiswa 3 agar lebih mudah, cepat dan dapat diakses dimana saja dan kapan saja.  Berikut rincian pembagian halaman berdasarkan level pengguna:

Halaman Calon Peminjam :

A1. Calon peminjam dapat melihat daftar katalog buku dihalaman website Perpustakaan.

A2. Calon peminjam dapat melakukan transaksi peminjaman buku lewat website Perpustakaan SMK TamanSiswa 3.

A3.   Calon peminjam dapat melihat data riwayat transaksi yang telah dilakukan.

Halaman Admin:

B1. Admin dapat melakukan login

B2. Admin dapat mengolah data anggota

B3. Admin dapat mengelola data buku

B4. Admin dapat mengelola data status transaksi peminjaman.

B5. Admin dapat mengelola dan mencetak laporan.

B6. Admin dapat melakukan Logout

B.     Usecase Diagram

Use Case Diagaram  Halaman Calon peminjam

Gambar IV.1.

Use Case Diagram   Halaman Calon peminjam

Use Case Diagaram Halaman Admininistrator

Gambar IV.2.

Use Case Diagram  Halaman Administrator

C.        Activity Diagram

Berikut merupkan gambaran dari diagaram activity perpustakaan SMK TamanSiswan 3.

Activity Diagram Halaman Front Page Peminjaman Perpustakaan SMK TamanSiswa 3

Gambar IV.3.

Activity Diagram Front Page Perpustakaan SMK TamanSiswa 3

Activity Diagram Halaman Admin Mengelola Data Anggota

Gambar IV.4.

Activity Diagram Halaman Admin Mengelola Data Anggota

1.       Entity Relationship Diagram

Gambar IV.5.

Entity Relationship Diagram Perpustakaan SMK TamanSiswa 3

2.       Logical Record Structure

Gambar IV.6.

Logical record Structure Perpustakaan SMK TamanSiswa 3

3.       Rancangan Tampilan

Gambar IV.7.

Tampilan Halaman Front Page

Gambar IV.8.

Tampilan Menu Halaman Admin Data Anggota

Gambar IV.9.

Tampilan Menu Halaman Keranjang Peminjaman

Gambar IV.10.

Tampilan Cetak Bukti Peminjaman Buku

Gambar IV.11.

Tampilan Halaman Admin Transaksi Peminjaman

Gambar IV.12.

Tampilan Halaman Hasil Laporan Data Peminjaman dan Pengembalian

Kesimpulan

Beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian dan pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan Sekolah SMK TamanSiswa 3 Jakarta, sebagai berikut:

1. Sistem informasi perpustakaan ini petugas dapat dengan mudah melakukan input data anggota, data buku dan penyimpanan arsip tanpa harus khawatir arsip tersebut rusak atau hilang.
2. Petugas perpustakaan menjadi lebih mudah mendapatkan informasi tentang data buku tanpa harus mencari buku tersebut dirak.
3. Sistem yang terkomputerisasi ini diharapkan bisa lebih efisien dibandingkan dengan sistem manual dan dapat meningkatkan kinerja maupun mempermudah tugas dari petugas perpustakaan.

Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, adapun saran yang dapat diberikan penulis sebagai berikut :

1.          Perlunya sebuah notifikasi sms masuk kepada peminjam buku, agar siswa dapat menerima pemberitahuan dari pihak perpustakaan sekolah dengan cepat dan up to date.       

2.          Pentingnya menjaga password untuk menjaga keamanan data agar tidak sembarang orang dapat mengakses data tersebut.

3.          Diperlukan pelatihan kepada petugas untuk menerapkan sistem informasi perpustakaan dapat berjalan dengan baik. Dan diperlukan pemeliharaan yang baik terhadap perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan, untuk menghindari terjadinya kerusakan yang dapat mempengaruhi database.

Daftar Acuan

[1] Anhar. 2013. Panduan Menguasai

PHP&MySQL Secara Otodidak. Jakarta:

Mediakita

[2] Arif, Saiful Nur, Ayu Putri Wanda dan Abdi Masudi. 2013. Aplikasi Administrasi Perpustakaan Berbasis Web SMK Swasta Brigjend Katamso Medan. ISSN: 1978-6603. Medan : Jurnal Ilmiah Kursor Vol. 12, No. 1 Januari 2013 : 25-36. Diambil dari : http://lppm.trigunadharma.ac.id/public/fileJurnal/hpNJJurnal%2012-1-2013_4%20Ayu%20%20Yes.pdf

[3] Bin Ladjamudin, Al-Bahra. 2006. Perbedaan Permograman Terstruktur Dengan OOP. Yogyakarta: Gavamedia.

[4] Hendrianto, Dani Eko. 2014. Pembuatan

Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Website Pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 1 Donorojo Kabupaten Pacitan. ISSN: 2302-5700 (Print) 2354-6654 (Online). Surakarta : Jurnal Ilmiah Kursor Vol. 3 No. 4-2014: 57-64. Diambil dari : http://www.ijns.org/journal/index.php/ijns/article/viewFile/288/282

[5]Kustiyahningsih, Yeni. 2011. Pemrograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan PHP&MySQL. Bangkalan: GRAHA ILMU

[6] Madcom  (2008). Membuat Aplikasi Website Dengan Adobe Dreamweaver CS3 . Jakarta : Elexmedia

[7] Minarmi, Fazril Hadi Saputra. 2011. Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Pada Politeknik Kesehatan Padang. ISSN: 2086-4981. Padang : Jurnal Teknologi Informasi dan Pendidikan Kursor Vol. 3 No. 1 Maret 2011: 102-109. Diambil dari : http://jurnal-tip.net/jurnal-resource/file/10-Vol3No1Maret2011-Minarni-Fazril%20Hadi%20Saputra.pdf

[8] Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. 2006. Perancangan & Pengembangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

[9] Purnomo, Joko. 2009. Dreamweaver CS5

untuk Orang Awam. Jakarta : Maxikom.

[10] Rosa, A.S dan M. Shalahuddin. 2013. Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek). Bandung: Informatika.

[11] Simarmata, Janner. 2010. Basis Data dan

Struktur Navigasi. Yogyakarta: Andi

[12] Sutarno NS. 2008. Perpustakaan dan

Masyarakat. Jakarta: Yayasan Objek

Indonesia

[13] Sutisna, Dadan. 2007. 7 Langkah Mudah Menjadi WEBMASTER. Jakarta: Mediakita.