SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN PGRI 39 JAKARTA TIMUR

SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN PGRI 39

JAKARTA TIMUR

Mardiana Inri Sianturi, Rame Santoso

Program Studi Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer STMIK Nusa Mandiri

Jl. Kramat Raya No. 18 Jakarta Pusat

Dianainrisianturi19@gmail.com, rame.rms@bsi.ac.id

ABSTRAKSI

Perkembangan teknologi yang demikian pesat berdampak bagi seluruh kehidupan khususnya penyediaan informasi bagi suatu organisasi/instansi yang membutuhkan sistem pengelolaan data secara cepat, tepat dan akurat. Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru ini dibuat untuk mempermudah masyarakat mendapatkan informasi seputar sekolah terutama penerimaan siswa baru. Dengan dibuatnya pendaftaran melalui website, calon siswa yang akan mendaftar di SMK PGRI 39 Jakarta Timur diharapkan dapat lebih mudah  dalam mendaftar dan pihak sekolah lebih mudah melakukan proses penerimaan siswa baru karena lebih mudah mendapatkan informasi dan tidak perlu membuang banyak waktu.

Such rapid technological developments have implications for the whole of life, especially the provision of information for an organization / institution who need data management systems in a rapid, precise and accurate. Admission Information System is designed to facilitate the public to get information about the school, especially for new students. With registration made through the website, prospective students who will enroll in SMK PGRI 39 East Jakarta is expected to be easier in the register and the school more easily carry out new admissions process because it is easier to get information and do not have to waste a lot of time.

Keywords: Information System, Website, New Student Admission

1. PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang Masalah

Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 39 Jakarta Timur adalah sekolah swasta yang sejak berdiri tahun 1979, setiap memasuki tahun ajaran baru sekolah selalu membuka pendaftaran untuk penerimaan siswa baru. Kendala yang dihadapi oleh  sekolah ini dalam proses penerimaan siswa baru adalah penyebaran informasi penerimaan siswa baru yang terbatas atau tidak meluas, sehingga menjadi salah satu penyebab sedikitnya siswa-siswa yang mendaftar, padahal dari segi kebutuhan, sekolah swasta sangat diperlukan ketika banyak calon siswa –siswi yang tidak diterima di sekolah negeri pilihan dan dengan waktu yang cepat dapat memperoleh informasi dan mendaftar ke sekolah swasta. Kendala lainnya orang tua/wali dan calon siswa harus berulang – ulang datang ke sekolah atau menghubungi melalui telepon hanya untuk mengetahui informasi tentang penerimaan siswa baru, selain itu waktu yang kurang efisien dalam proses pendaftaran hingga siswa diumumkan diterima juga menjadi masalah dalam penerimaan siswa baru di SMK PGRI 39 Jakarta Timur.

Melihat perlunya sebuah sistem yang dapat mengakomodasi kebutuhan sekolah dalam mempemudah dan mempercepat proses penerimaan siswa baru, sehingga penulis mencoba mengambil sebuah tema yang penulis harap dapat akan bermanfaat bagi SMK PGRI 39 Jakarta dengan judul : “ SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN PGRI 39 JAKARTA TIMUR ” .

1.2  Identifikasi Permasalahan

1.      Sedikitnya siswa yang mendaftar karena proses penyebaran informasi yang tidak meluas, yaitu hanya melalui brosur dan dengan isi informasi yang terbatas.

2.      Proses pendaftaran yang tidak efisien karena calon siswa harus datang ke sekolah beberapa kali mulai dari menanyakan informasi, mendaftar dan melengkapi administrasi, melihat pengumuman daftar siswa diterima, melakukan pembayaran biaya awal masuk sekolah, hingga siswa dinyatakan diterima sebagai siswa.

3.      Saat pembayaran secara manual uang bisa tercecer jika petugas pendaftaran lalai atau melakukan kesalahan penghitungan dan pencatatan .

1.3  Perumusan Masalah

Berdasarkan dari latar belakang masalah dan identifikasi permasalahan yang telah penulis angkat pada skripsi ini, maka perumusan masalah yang akan penulis angkat adalah bagaimana penulis merancang Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru berbasis website yang bermanfaat baik bagi calon siswa maupun pihak sekolah SMK PGRI 39 Jakarta Timur.

1.4  Metode Penelitian

Pada pembahasan metode penelitian ini, penulis akan mengangkat dua pembahasan yaitu teknik pengumpulan data dan model pengembangan sistem.

1.5  Teknik Pengumpulan Data

A.    Observasi

Pada observasi ini penulis melakukan pengamatan langsung pada SMK PGRI 39 yang beralamat di Jl. I Gusti Ngurah Rai, Jakarta Timur, Kelurahan Penggilingan, Kecamatan Cakung, Jakarta Timur untuk memperoleh gambaran bagaimana proses penerimaan siswa baru yang berjalan pada sekolah tersebut.

B.   Wawancara

        Wawancara dilakukan langsung kepada Bapak Drs. Dedi Kusnaedi selaku Kepala Sekolah SMK PGRI 39 Jakarta Timur, Bapak Lilik Sujana selaku Wakil Kepala Sekolah dan Ibu Mustika selaku guru yang juga menjadi panitia penerimaan siswa baru SMK PGRI 39 Jakarta Timur, untuk memperoleh informasi yang lebih jelas mengenai permasalahan yang ada.

C.    Studi Pustaka

        Teknik pengumpulan data ini membantu penulis dalam hal laporan yang ditunjang dengan buku-buku dan jurnal referensi yang berhubungan dengan masalah yang dimuat dalam penyusunan skripsi ini.

.

1.6  Metode Pengembangan Sistem

           

A.    Analisa Kebutuhan Software

Dalam kasus ini penulis menganalisa semua kebutuhan yang dibutuhkan termasuk dokumen dan interface yang diperlukan guna menentukan solusi piranti lunak (software) yang diperlukan yang akan digunakan sebagai proses komputerisasi sistem.

B.    Desain

        Pada tahapan ini penulis memikirkan bagaimana kebutuhan sistem dengan pengembangan aplikasi terkait rancangan database, software architecture dan user interface yang akan di buat.

C.    Code Generation

        Pada tahap ini dilakukan penulisan kode program dalam bahasa pemrograman PHP dan database MySQL  yang dijalankan pada web server Xampp. Untuk teknik pemrogramannya menggunakan teknik pemrograman terstruktur.

D.    Testing

Pada tahapan ini bertujuan untuk  menentukan kesalahan yang mungkin masih terdapat pada aplikasi ini dan motode yang digunakan adalah blackbox testing guna mengetahui atau mengecek apakah input dan output telah sesuai dengan yang diharapkan atau belum.

E.    Support

         Tahapan ini memberikan penerapan pendekatan sistem dalam memecahkan masalah. Pendekatan sistem terdiri dari tiga tahapan yaitu persiapan, definisi dan solusi. Upaya solusi yaitu dengan melibatkan pengidentifikasian solusi-solusi alternatif, mengevaluasinya dan memilih solusi yang terbaik.

2.  LANDASAN TEORI

2.1.1        Konsep Dasar Sistem Informasi

A. Pengertian Sistem

Menurut Rosa (2013:2) sistem berarti ”kumpulan komponen yang saling terkait dan mempunyai tujuan yang ingin dicapai” . Menurut Yakub (2012:1), sistem adalah ”suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu”. Berdasarkan uraian singkat di atas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem adalah sekumpulan elemen–elemen yang erat hubungannya di dalam bisnis dan berfungsi bersama–sama untuk mencapai tujuan tertentu.

B. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu. Adapun karakteristik sistem menurut Azhar Sutanto dalam Puspitawati  (2011:2) adalah :

1.     Tujuan Sistem

Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem.

2.      Batas Sistem

Batas sistem merupakan garis abstraksi yang memisahkan antara sistem dan lingkungannya.

3.      Subsistem

Subsistem merupakan komponen atau bagian dari suatu sistem, bisa fisik atau abstrak.

4.      Hubungan dan Herarki Sistem

Hubungan sistem adalah hubungan yang terjadi antara subsistem dengan subsistem lainnya yang setingkat atau antara susbsistem dengan sistem yang lebih besar. Ada dua macam hubungan sistem yang menggambarkan tingkatan, yaitu hubungan horizontal dan hubungan vertikal.

5.      Input-Proses-Output

Tiga komponen sistem fungsi atau subsistem adalah input-proses-output, fungsi ini juga menunjukan bahwa sistem sebagai proses tidak bisa berdiri sendiri, harus ada input dan output

6.      Lingkungan Sistem

Lingkungan sistem adalah faktor – faktor diluar sistem yang mempengaruhi sistem. Lingkungan sistem ada dua macam yaitu lingkungan eksternal (lingkungan yang berada diluar sistem) dan lingkungan internal (lingkungan yang berada di dalam suatu sistem).

C. Pengertian Sistem Informasi

      Menurut Puspitawati (2011:18) dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti :

1.      Hardware : peralatan pada sistem komputer yang secara fisik dapat dilihat       dan dipegang.

2.      Software : program yang berisi perintah untuk melakukan pengolahan data.

3.      Brainware : Manusia yang terlibat dalam pengoperasian komputer.

2.1.2        Konsep Dasar Web

      Konsep Dasar Web dapat diuraikan dalam beberapa konsep, diantaranya adalah sebagai berikut : Menurut Yuhefizar (2008:161) mengemukakan bahwa “website adalah kumpulan dari halaman web yang terdapat pada satu domain, yang terdiri dari dua atau lebih halaman web”.

       Sebuah situs web (sering pula disingkat menjadi situs saja, web site, web) adalah sebutan bagi sekelompok halaman web (web page), yang umumnya merupakan bagian dari suatu nama domain (domain name) atau subdomain dalam World Wide Web (WWW) di internet. Halaman-halaman sebuah situs web diakses dari sebuah URL yang menjadi akar (root), yang disebut homepage (halaman induk; sering diterjemahkan menjadi beranda, halaman muka, atau laman web), dan biasanya disimpan dalam server yang sama.

2.1.3    Pemrograman Terstruktur

            Menurut Rosa (2013:67) “Pemrograman terstruktur adalah konsep atau paradigma atau sudut pandang pemrograman yang membagi-bagi program berdasarkan fungsi-fungsi atau prosedur-prosedur yang dibutuhkan program komputer”.

2.1.4        PHP (Hypertext Prepocessor)

Menurut Arief (2011:43) “PHP (PHP : Hypertext Preprocessor) adalah bahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis”.

2.1.5    MySQL (My Structure Query Language )

      MySQL merupakan software sistem manajemen database (Database Management System – DBMS ) yang sangat popular di kalangan pemrograman web, terutama di lingkungan Linux dengan menggunakan script PHP dan Perl.

2.1.6   Adobe Dreamweaver CS5

Madcoms (2011:2) mengatakan bahwa “Dreamweaver merupakan software aplikasi yang digunakan sebagai HTML editor profesional untuk mendesain web secara visual.”

2.1.7    XAMPP

            Xampp adalah sebuah software web server apache yang didalamnya sudah tersedia database server mysql dan support php programming. XAMPP merupakan software yang mudah digunakan, gratis dan mendukung instalasi di Linux dan Windows.

2.1.8    CSS (Cascading Style Sheet)

Menurut Sibero (2013:112) “Cascading Style Sheet memiliki arti Gaya Menata Halaman Bertingkat, yang berarti setiap satu elemen yang telah diformat dan memiliki anak dan telah diformat, maka anak dari elemen tersebut secara otomatis mengikuti format elemen induknya”.

2.1.9    WATERFALL

Menurut Pressman (2010:39) “waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software”.

Menurut Rosa (2013:28) penjelasan dari tahap-tahap yang ada pada model waterfall ini sebagai berikut:

1.      Perancangan Sistem (system engineering)

2.      Analisa Kebutuhan Piranti Lunak (Software Requirement Analysis)

3.      Perancangan (Design)

4.      Pengkodean (Coding)

5.      Pengujian (Testing)

6.      Pemeliharaan (Maintenance)

2.1.9    Peralatan Pendukung (Tools System)

            Merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang, diagram-diagram yang menunjukan secara tepat arti dan fungsinya. Adapun peralatan pendukung (tools system) yang dijelaskan sebagai model sistem yang akan dirancang adalah sebagai berikut :

A.  Unified Modelling Language (UML)

            Menurut Rosa (2013:133) “UML (Unified Modelling Language) adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisi dan design, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek”.

B.     Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Yakub (2012:60) “Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan pada sistem secara abstrak”.  ERD juga menggambarkan hubungan antara satu entitas yang memiliki sejumlah atribut dengan entitas yang lain dalam suatu sistem yang terintegrasi.

C.     LRS (Logical Record Structure)

      Menurut Frieyadie (2007:13) LRS (Logical Record Structure) merupakan ”hasil pemodelan Entity Relationship (ER) beserta atributnya sehingga bisa terlihat hubungan-hubungan antar entitas”.

3.  RANCANGAN SISTEM DAN PROGRAM USULAN

3.1 Analisis Kebutuhan Software

3.1.1    Tahapan Analisis

     Sistem penerimaan siswa baru berbasis website, dimana Pihak Sekolah dan  Calon Siswa tidak bertatap muka secara langsung. Calon siswa melakukan pendaftaran melalui media browser. Berikut ini spesifikasi kebutuhan (system requirement) dari sistem penerimaan siswa baru secara online.

a.  Use Case Diagram Penerimaan Siswa Baru Halaman User

Gambar 1 : Use Case Diagram Penerimaan Siswa Baru Halaman User

b.  Use Case Diagram Penerimaan Siswa Baru Halaman Admin

Gambar 2 : Use Case Diagram Penerimaan Siswa Baru Halaman Admin

c.  Use Case Diagram Penerimaan Siswa Baru Halaman Siswa

Gambar 3 : Use Case Diagram Penerimaan Siswa Baru Halaman Siswa

d.  Activity Diagram Pendaftaran Siswa Baru

Gambar 4 : Activity Diagram Pendaftaran Siswa Baru

e.  Activity Diagram Update Tabel Master

Gambar 5 : Activity Diagram Update Tabel Master

f.  Activity Diagram Merubah Data Siswa

Gambar 6 : Activity Diagram Merubah Data Siswa

g.  Entity relationship diagram

Gambar 7: Entity Relationship Diagram Penerimaan Siswa Baru

3.2  Software Architecture

A.       Component  Diagram

Component diagram adalah diagram yang dibuat untuk menunjukan organisasi dan ketergantungan diantara kumpulan komponen dalam sebuah sistem.

Gambar 8 : Component Diagram

B.  Deployment diagram

Deployment diagram adalah diagram yang menunjukan konfigurasi komponen dalam proses eksekusi aplikasi.

Gambar 9 : Deployment Diagram

3.3  User Interface

      Gambar 10 :Tampilan Form Login Admin

     Gambar 11 :Tampilan Perubahan              Password

 Gambar 13 : Tampilan Formulir Pendaftaran

4. PENUTUP

4.1  Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya, penulis mencoba menarik beberapa kesimpulan mengenai Sistem Penerimaan Siswa Baru Pada SMK PGRI 39 Jakarta Timur, secara umum penulis menyimpulkan sebagai berikut:

1.      Proses penyebaran informasi yang tidak meluas mengenai penerimaan siswa baru pada SMK PGRI 39 Jakarta Timur, sehingga dalam pengaksesan sebuah informasi sekolah, calon siswa harus datang ke sekolah. Diharapkan dengan dibangunnya sebuah sistem informasi berbasis web pada SMK PGRI 39 Jakarta Timur diharapkan penyebaran informasi lebih luas karena dapat diakses dengan mudah oleh masyarakat terutama calon siswa yang ingin mendaftar.

2.      Diharapkan dengan dibangunnya sebuah sistem informasi berbasis web pada SMK PGRI 39 Jakarta Timur akan membuat proses penerimaan siswa baru lebih efektif dan efisien sehingga membantu panitia PSB dan orang tua/wali murid atau calon siswa mendaftar menjadi siswa di SMK PGRI 39 Jakarta Timur.

3.      Proses pembayaran biaya awal masuk sekolah yang lebih aman akan mengurangi kemungkinan human error, sehingga pendataan dan pelaporan lebih akurat. 

4.2  Saran

Agar Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Pada SMK PGRI 39 Jakarta Timur yang sudah penulis usulkan ini dapat digunakan dengan baik, penulis memberikan saran sebagai berikut:

1.      Menjaga ketelitian dan kedisiplinan dalam menggunakan program ini, khususnya dalam hal pemasukan data agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat, tepat dan akurat.

2.      Dilakukan pemeliharaan dengan hardware yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen hasil dari pengolahan data secara rutin dan intensif, sehingga dalam pengoprasiannya tidak ditemui hambatan apapun.

3.      Diharapkan kerjasamanya pada seluruh staf SMK PGRI 39 Jakarta Timur dari pelaksanaan dan sebelum diterapkannya Program ini, sebaiknya diadakan pelatihan. Supaya pada penerapannya tidak terjadi kesalahan oleh penggunanya.

4.      Selain itu juga, diharapkan penggunaan password dengan sebaik mungkin. Demi keamanan data yang ada didalamnya, karena dalam penulisan Skripsi ini, mungkin penulis jauh dari kesempurnaan dalam penyusunannya. oleh karena itu, penulis menerima saran yang membangun untuk pengembangan  program yang lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

Arief, M Sudyanto 2011. Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan MYSQL. Yogyakarta: Andi.

Frieyadie. 2007. Belajar Sendiri Pemrograman Database Menggunakan

            Foxpro9.0. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

Madcoms. 2011. Aplikasi Web Database Dengan Dreamweaver dan PHP Mysql. Yogyakarta : Andi Offset.

Nurhayani. 2013. Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru (PMB) Di AMIK Sigma Palembang. ISSN: 2303-5786. Palembang: Jurnal Ilmiah Vol. 2, No. 1 Oktober 2013: 51-61

Pressman, S Roger. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak (Pendekatan Praktisi) Buku 1 Edisi 7. Yogyakarta: Andi Offset.

Puspitawati, Lilis dan Dewi Sri. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.

Rahayu Diki Budhi, Gunadhi Erwin dan Pratono. 2012. Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Didik Baru Berbasis Web Studi Kasus Di SMA Negeri 14 Garut. ISSN: 2302-7339. Garut: Jurnal Ilmiah Kursor Vol. 09, No. 27 2012: 1-7

Rosa A.S dan M. Salahuddin. 2013. Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Informatika.

Sholihin dan Mujilahwati Siti. 2014. Sistem Penerimaan Peserta Didik Baru Berbasis Web (Online) Di SMK Muhammadiyah 7 Kedungpring Lamongan. ISSN: 2085-0859. Lamongan: Jurnal Teknika Vol. 6, No. 1 2014: 557-560

Sibero, FK Alexander. 2013. WEB Programming Power Pack. Yogyakarta: Mediakom.

Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi.Yogyakarta: Graha Ilmu.

Yuhefizar. 2008.10 Jam Menguasai Internet. Jakarta: Elex Media Komputindo.